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開(kāi)大會(huì)必定要與媒體打交道，借助媒體，可以廣而告之會(huì)議信息，傳播會(huì)議精神，可以打造會(huì)議品牌。如今的信息交流不再是古代聚集在村口的大槐樹(shù)下，傳播信息的途徑太多太多，面對(duì)信息大爆炸的時(shí)代，很多人還面臨著信息的饑渴。會(huì)議是傳遞專(zhuān)項(xiàng)信息的最好方式，但要辦一個(gè)成功的會(huì)議活動(dòng)，還要借助其他的信息交流形式。正因?yàn)槊襟w具有天然優(yōu)勢(shì)，所以媒體也同時(shí)是主辦和承接會(huì)議的重要機(jī)構(gòu)。淘到具體的運(yùn)作與管理，那么就要清楚“你辦的會(huì)誰(shuí)需要”、“你又需要誰(shuí)”？
什么人會(huì)對(duì)你這個(gè)會(huì)議感興趣，哪些人是會(huì)議的目標(biāo)人群，搞清楚了這個(gè)問(wèn)題，所有的策劃，設(shè)計(jì)，準(zhǔn)備都要圍著他們來(lái)進(jìn)行。只有在形式和內(nèi)容上都抓住了這些人的需求，會(huì)議才能說(shuō)成功了一半。第二個(gè)問(wèn)題，你需要誰(shuí)？誰(shuí)可以讓你獲得圓滿(mǎn)？參會(huì)者、演講者、贊助者……那如何達(dá)到目的？宣傳。通過(guò)宣傳，會(huì)議才能借助媒體的力量，達(dá)到最終的效果。
根據(jù)辦會(huì)的經(jīng)驗(yàn)，通常將媒體分為主流媒體，都市媒體，自媒體三大種類(lèi)。其中社交類(lèi)媒體屬于自媒體范疇，現(xiàn)在越來(lái)越多的信息都要通過(guò)自媒體進(jìn)行傳播。
談到管理，每種媒體具備不同的特點(diǎn)，主流媒體掌握著輿論導(dǎo)向，是強(qiáng)大的宣傳機(jī)器，通常情況下，比較注重公信力，有權(quán)威性，覆蓋面廣。如果在這些官方媒體上刊登會(huì)議的消息，那么肯定會(huì)受到比較好的傳播效果；都市類(lèi)媒體由于受到申辦制度的制約，面對(duì)市場(chǎng)有他們的生存壓力，如果你的會(huì)議信息是他們的受眾所關(guān)心的，他們便會(huì)主動(dòng)來(lái)談及這個(gè)信息，你就會(huì)成為他們信息的提供者成為他們的需要。這一點(diǎn)我想如果利用好了，其實(shí)就能夠很好的去開(kāi)發(fā)這些都市媒體，讓他們成為會(huì)議的宣傳者。
會(huì)議信息是這些媒體受眾所關(guān)心的內(nèi)容，媒體便會(huì)主動(dòng)來(lái)談及這個(gè)信息，會(huì)議就會(huì)成為媒體的信息提供者，成為他們的需要。這一點(diǎn)如果利用好，就能夠很好的去開(kāi)發(fā)這些都市媒體，讓他們成為會(huì)議的宣傳者；自媒體也就是新媒體，既是信息發(fā)布者，也是信息接受者，信息的傳播更直接，反饋也更加及時(shí)。當(dāng)然信息的衰減和誤差也是最大的，常常會(huì)上演“三人成虎”的負(fù)面效應(yīng)，所以新媒體利用好了將會(huì)事半功倍，相反將大打折扣。
新媒體雖然發(fā)展速度夠快，但是也不要忽略傳統(tǒng)媒體，辦會(huì)者要對(duì)媒體實(shí)施有效地管理，就是服務(wù)，通過(guò)對(duì)與會(huì)媒體的引導(dǎo)，提供更加細(xì)致的服務(wù)性工作，媒體就會(huì)感受到會(huì)議主辦方的用心，更愿意與主辦方在傳播方面進(jìn)行配合。同時(shí)，還要防止在報(bào)道過(guò)程中出現(xiàn)負(fù)面情況，要重視會(huì)后的媒體跟蹤和服務(wù)。
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